Conditions générales

Fiduciaire ²

Introduction

Pour l’application des présentes conditions générales il faut entendre par « le professionnel » : la ScPRL Allemand & Denys – Fiduciaire au Carré (en abrégé Fiduciaire ²).

Lorsqu’il est fait référence à la « lettre de mission », et particulièrement pour les relations professionnelles établies avant l’entrée en vigueur de l’obligation d’établir un tel document, il convient alors de renvoyer à toute autre disposition contractuelle liant le professionnel et le client.

Les montants financiers prévus au présent document, ont été fixés sur base de l’indice des prix à la consommation de décembre 2017.

L’application des présentes dispositions implique que, toutes choses égales par ailleurs, ces montants financiers soient revalorisés à leur date anniversaire selon l’évolution de l’indice des prix à la consommation du mois précédent l’exécution de la disposition concernées, et selon la formule suivante :

Montant financier du présent document x (dernier indice publié à la date de révision / indice de référence de décembre 2017).

Les données personnelles du client sont traitées par le professionnel pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative du dossier du client, dans le respect des législations applicables et imposées au professionnel et pour l’exécution des missions décrites ci-dessous.

Le client peut trouver la politique de traitement des données du professionnel sur son site web : www.fiduciaire2.be , site qu’il est invité à consulter car il contient des informations importantes sur le traitement de ses données personnelles et de ses droits.

I. Champ d’application

Les présentes conditions générales sont d’application sur toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client.

Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.

II. Conclusion du contrat

À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :

  • soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
  • soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur.

Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dès lors et pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client, soit par courrier, soit par fax, soit par courrier électronique, soit en mains propres contre accusé de réception, soit à disposition du client sur le site internet du professionnel.

III. – Durée et résiliation de la convention

3.1. Missions récurrentes

3.1.1. Définition

Par « mission récurrente », on entend : mission constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable.

3.1.2. Durée et fin du contrat

Sauf lorsqu’un délai est précisé dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.

Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, aux conditions suivantes :

  • la résiliation doit être notifiée à l’autre partie par courrier recommandé ;
  • un délai de préavis de trois mois minimum doit être respecté.

Le délai susvisé est toutefois porté à six mois pour le client (ou groupe de clients en tant que sociétés ou personnes liées ou associées au sens des articles 1:20 et 1:21 du Code des sociétés & associations) auquel est (sont) facturé(s) des honoraires annuels supérieurs à 5.000 € (cinq mille euros) HTVA.

Ces délais peuvent, au choix du client s’il est l’auteur du préavis, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % (correspondant au délai de 3 mois), ou 50 % (correspondant au délai de 6 mois,  des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

Un contrat distinct peut être conclu pour des prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.

3.2. Missions non récurrentes

3.2.1. Définition

Les missions qui ne satisfont pas à la définition visée au point 3.1.1. sont considérées comme des missions non récurrentes.

3.2.2. Durée et fin de la convention

Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.

ElIe se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues.

En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :

  • des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés ;
  • de tout ce que le professionnel aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.

Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.

3.3. Suivi

À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire.

IV. Cessation immédiate pour raison(s) déterminée(s)

4.1. Le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :

  • des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
  • des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
  • un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et le cas échéant dans la lettre de mission ;
  • en cas de prj, procédure de dissolution ou déconfiture du client.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.

Lorsqu’il met fin à la convention, le professionnel signale au client les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.

4.2. En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.

4.3. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission, sauf si cette non-exécution résulte de manquements du client lui-même.

Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite au professionnel.

V. Suspension de l’exécution des obligations

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

Le professionnel en informe le client par écrit.

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client.

Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.

Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

VI. Droits et obligations des parties

6.1. Droits et obligations du professionnel

Répondant à une obligation de moyens, le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.

Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.

Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures  – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.

Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.

L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.

Sauf stipulation contraire, le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

Le professionnel peut se faire assister des collaborateurs ou experts de son choix et faire exécuter, en totalité ou en partie, les missions qui découlent de la convention par un (des) préposé(s) ou expert(s).

Conformément à l’article 33 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l’article 58 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l’article 32 de l’A.R. du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Le professionnel est également soumis à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client ou autorisation spécifiquement accordée au travers des exceptions visées ci-après. Les documents établis par le professionnel seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exceptions faites des transmissions de documents pertinents aux administrations fiscales et sociales, confrères du professionnels, avocats, notaires, reviseur d’entreprises participants au dossier du client pour lesquels la signature de la présente vaut autorisation).

6.2. Droits et devoirs du client

Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps toutes les informations nécessaires dans la forme et de la manière suivantes :

  • mettre à disposition du professionnel, en temps utile, tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission ;
  • exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
  • porter à la connaissance du professionnel toute donnée, tout événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
  • si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
  • vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel.

Le client doit évidemment communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel.

En outre, le client s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier quel qu’il soit.

Le client s’engage à fournir au professionnel les informations correctes et actualisées sur ses bénéficiaires effectifs et tout changement ultérieur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre UBO, et ceci dans les 15 jours après avoir pris connaissance du changement.

Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour le non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres obligations qui lui incomberaient sous le couvert de sa mission.

Outre le respect des délais légaux, le seul non-respect des délais impartis suffit pour décharger le professionnel de ses obligations sans autre formalité.

6.3. Interdiction de démarchage

Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et le professionnel s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors d’une convention entre le client et le professionnel, sauf accord écrit préalable de l’autre partie.

Sans préjudice pour la partie lésée de démontrer un dommage plus important, toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire minimum d’un montant de 15000,00  EUR (quinze mille euros).

VII. HONORAIRES

7.1. Fixation des frais et honoraires

Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel, et comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure de la réalisation des  prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.

7.2. Conditions de paiement

Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables à l’échéance mentionnée sur le document concerné et à défaut, dans les 30 jours de la date de facturation (en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé).

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’un rappel ou qu’une mise en demeure soit exigée :

  • à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
  • à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250,00 EUR (deux cent cinquante euros), sans préjudice pour le professionnel de démontrer un dommage plus important.
  • Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire (frais d’huissier,…) ils peuvent faire l’objet d’un débours à payer sur base de justificatifs probants (exploit d’huissier, par exemple).

7.3. Acomptes

Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.

7.4. Contestation d’état de frais et honoraires

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, le client est présumé être d’accord avec les services facturés.

VIII. Responsabilité 

Sauf pour les missions visées à l’article 17, alinéa 4 de la loi créant un Institut des Réviseurs d’Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d’entreprises, coordonnée le 30 avril 2007, la responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) du professionnel pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, en ce compris le risque propre qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance.

Dans l’hypothèse où, pour une quelconque raison, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à 5 fois le montant facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur de dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Elles ne s’appliqueront pas dans le seul cas où la responsabilité découle d’une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, ces limitations s’appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute dont le professionnel, ses associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

Lorsque qu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu’un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données ni (c) de pertes ou dommages indirects ne donneront lieu à aucune indemnisation.

La responsabilité du professionnel ne peut notamment pas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

* d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses préposés,

* du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire au professionnel,

* des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.

VII. Droit applicable et résolution des litiges – Nullités

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement dans lequel le bureau du professionnel est établi.

Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à Institut dont le professionnel dépend, ou l’Instance organisée à cet effet par cet Institut, qui se prononce par décision définitive rendue en premier et dernier ressort, sans frais de procédure.

La nullité d’une clause des présentes conditions générales n’affectera pas la validité des autres clauses de celles-ci. Les parties, dans ce cas, négocieront de bonne foi la conclusion d’une nouvelle clause qui poursuivrait le même objectif que la clause nulle et aurait, dans toute la mesure du possible, des effets équivalents afin de rétablir l’équilibre actuel.